euBP ab 2027
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Die elektronische Betriebsprüfung ist längst da. Ab 2027 endet jedoch eine wichtige Übergangsphase. Was Arbeitgeber jetzt über Entgeltunterlagen, Prüfdaten und Systemwechsel wissen sollten.
Kurz gesagt
Die euBP wird nicht erst 2027 eingeführt. Verpflichtend ist sie für die Entgeltabrechnung bereits seit 2023, für die Finanzbuchhaltung grundsätzlich seit 2025. Zum 31. Dezember 2026 enden jedoch die noch bestehenden Befreiungsmöglichkeiten. Ab 2027 gibt es diese Übergangslösung nicht mehr.
„Ab 2027 wird die euBP Pflicht.“ Diesen Satz liest und hört man immer wieder.
Ganz richtig ist er nicht.
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, kurz euBP, ist für Daten aus der Entgeltabrechnung bereits seit dem 1. Januar 2023 verpflichtend. Seit dem 1. Januar 2025 sind grundsätzlich auch Daten aus der Finanzbuchhaltung elektronisch zu übermitteln. Für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 kann der zuständige Rentenversicherungsträger auf Antrag des Arbeitgebers noch auf die elektronische Übermittlung verzichten. Rechtsgrundlage ist § 126 SGB IV.
Und genau diese Übergangsmöglichkeit läuft aus.
2027 erfindet die euBP also nicht neu. Aber die Hintertür „Wir sind davon noch befreit“ ist dann zu.
Was steckt hinter der euBP?
Arbeitgeber werden regelmäßig durch die Träger der Rentenversicherung geprüft. Nach § 28p SGB IV findet die Betriebsprüfung grundsätzlich mindestens alle vier Jahre statt. Dabei wird insbesondere geprüft, ob Meldepflichten eingehalten und Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und gezahlt wurden.
Die euBP verändert nicht den gesetzlichen Zweck der Prüfung. Sie verändert vor allem die Art, wie die dafür benötigten Daten bereitgestellt und ausgewertet werden.
Die notwendigen Daten aus Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung werden elektronisch übermittelt. Die Deutsche Rentenversicherung beschreibt das Ziel damit, die Betriebsprüfung maschinell zu unterstützen und den Aufwand für alle Beteiligten zu verringern. Die übermittelten Daten werden mit Prüfsoftware analysiert; die Ergebnisse liefern Hinweise für die Betriebsprüfung.
Die Übermittlung erfolgt nach festgelegten Datensätzen über den eXTra-Standard, ein einheitliches XML-basiertes Transportverfahren.
Wichtig
Bei der euBP geht es nicht darum, einfach einige PDF-Dateien an die Rentenversicherung zu schicken. Gefordert sind strukturierte, maschinell auswertbare Daten aus den beteiligten Systemen.
Was wird ab 2027 tatsächlich anders?
1. Die Befreiungsmöglichkeit bei der euBP endet
Seit 2023 ist die elektronische Übermittlung der Entgeltabrechnungsdaten verpflichtend, seit 2025 grundsätzlich auch die Übermittlung der Finanzbuchhaltungsdaten. Für Abrechnungszeiträume bis zum 31. Dezember 2026 kann auf Antrag noch auf die elektronische Übermittlung verzichtet werden. Ab 2027 sieht § 126 SGB IV diese Möglichkeit nicht mehr vor.
2. Die Befreiung bei elektronischen Entgeltunterlagen endet
Parallel zur euBP gibt es eine zweite elektronische Pflicht, die häufig mit ihr vermischt wird: die elektronische Führung bestimmter begleitender Entgeltunterlagen.
Seit dem 1. Januar 2022 müssen solche Unterlagen grundsätzlich elektronisch vorliegen. Dazu gehören nach den Informationen der Deutschen Rentenversicherung beispielsweise Nachweise zur Staatsangehörigkeit, zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit, zu einer Entsendung oder die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse. Bis zum 31. Dezember 2026 ist auf Antrag noch eine Befreiung von der elektronischen Führung möglich.
2027 ist damit weniger der Start einer völlig neuen Vorschrift als das Ende der verbliebenen Übergangsregelungen.
Warum wurde das Verfahren eingeführt?
Die Rentenversicherung hat den gesetzlichen Auftrag, insbesondere die Richtigkeit von Meldungen und Beitragszahlungen zu prüfen. Die Prüfung erstreckt sich auch auf relevante Entgeltunterlagen.
Die euBP setzt dort an, wo die Daten ohnehin digital entstehen. Statt prüfungsrelevante Informationen für jede Betriebsprüfung manuell zusammenzustellen, werden strukturierte Daten elektronisch übertragen und maschinell ausgewertet. Das soll die Prüfung unterstützen und den Aufwand reduzieren.
Die Digitalisierung macht gute Prozesse allerdings nicht überflüssig. Wenn Daten fehlen, Unterlagen nicht eindeutig zugeordnet sind oder Informationen bei einem Systemwechsel verloren gehen, löst eine elektronische Übertragung das Problem nicht.
D4U-Klartext
Digitales Durcheinander bleibt Durcheinander. Entscheidend ist nicht nur, dass etwas elektronisch gespeichert wurde, sondern dass Unterlagen nachvollziehbar organisiert und Prüfdaten verlässlich bereitgestellt werden können.
Reicht eine digitale Personalakte?
Nein, nicht automatisch.
Eine digitale Personalakte und die elektronische Führung der sozialversicherungsrechtlich erforderlichen Entgeltunterlagen sind nicht einfach dasselbe. Bei den Entgeltunterlagen geht es um die nach der BVV erforderlichen Angaben und Nachweise. Bei der euBP geht es zusätzlich um strukturierte Prüfdaten aus Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung.
Ein ordentlich abgelegtes PDF kann als Nachweis wichtig sein. Es ersetzt aber nicht automatisch die maschinell auswertbaren Datensätze, die für die euBP vorgesehen sind.
Arbeitgeber sollten deshalb drei Fragen getrennt beantworten können:
- Welche Unterlagen müssen elektronisch vorliegen?
- Wo sind diese Unterlagen abgelegt und wie werden sie eindeutig der beschäftigten Person zugeordnet?
- Kann die eingesetzte Software die erforderlichen euBP-Daten korrekt erzeugen und übermitteln?
Was hat die Payroll-Software damit zu tun?
Eine ganze Menge. Für die euBP sind die notwendigen Arbeitgeberdaten aus systemgeprüften Programmen zu übermitteln. Die Deutsche Rentenversicherung Bund konkretisiert Aufbau und Übermittlung in genehmigten Verfahrensgrundsätzen und Datensatzbeschreibungen.
Payroll-Verantwortliche sollten deshalb nicht nur wissen, dass es die euBP gibt. Sie sollten auch wissen, wie das Verfahren im eigenen Abrechnungssystem umgesetzt ist: Wer stößt die Datenbereitstellung an? Welche Zeiträume werden übermittelt? Wie wird die Finanzbuchhaltung eingebunden? Und wer trägt die Verantwortung, wenn ein externer Dienstleister abrechnet?
Besonders wichtig: Wechsel der Payroll-Software
Seit dem 1. Januar 2025 besteht bei einem Wechsel des Entgeltabrechnungsprogramms oder des Abrechnungsdienstleisters eine besondere Verpflichtung: Die für eine spätere Betriebsprüfung relevanten Entgeltabrechnungsdaten aus dem bisherigen System sind an die Datenstelle der Rentenversicherung zu übermitteln. Dort werden sie bis zur nächsten Betriebsprüfung gespeichert.
Das Thema gehört deshalb in jedes Payroll-Migrationsprojekt. Neben Stammdaten, Bewegungsdaten, Auswertungen und Archiven muss geklärt werden, was mit den euBP-relevanten Daten des Altsystems passiert.
Merksatz
Ein Payroll-Systemwechsel endet nicht mit der letzten erfolgreichen Abrechnung im alten System. Die vorgeschriebene Übermittlung der prüfungsrelevanten Altdaten muss Teil des Migrationsplans sein.
D4U-Praxischeck für 2026
Elektronische Entgeltunterlagen | Sind die erforderlichen Angaben und Nachweise elektronisch vorhanden, vollständig und eindeutig zugeordnet? |
Payroll-System | Ist bekannt, wie euBP-Daten erzeugt, geprüft und übermittelt werden? |
Finanzbuchhaltung | Ist die Bereitstellung der erforderlichen Finanzbuchhaltungsdaten organisatorisch und technisch geklärt? |
Verantwortlichkeiten | Ist eindeutig festgelegt, wer im Unternehmen oder beim Dienstleister welche Schritte übernimmt? |
Befreiungen | Besteht aktuell eine genehmigte Befreiung und ist der Übergang zum Regelbetrieb ab 2027 vorbereitet? |
System- oder Dienstleisterwechsel | Ist die Übermittlung der prüfungsrelevanten Altdaten verbindlicher Bestandteil des Migrationsplans? |
2027 kommt nicht überraschend
Die Digitalisierung der sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung beginnt nicht am 1. Januar 2027. Die wesentlichen Schritte wurden bereits vorher eingeführt: elektronische begleitende Entgeltunterlagen seit 2022, die verpflichtende euBP für Entgeltabrechnungsdaten seit 2023 und die grundsätzliche Einbeziehung der Finanzbuchhaltung seit 2025.
Zum Jahreswechsel 2026/2027 enden die verbliebenen Befreiungsmöglichkeiten. Genau deshalb ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die eigenen Abläufe noch einmal sauber zu prüfen.
Denn am Ende geht es nicht um einen Haken hinter „euBP erledigt“. Es geht darum, dass Entgeltunterlagen nachvollziehbar geführt werden, Prüfdaten korrekt bereitstehen und bei einem Software- oder Dienstleisterwechsel nichts auf der Strecke bleibt.
Und ganz ehrlich: Das prüft man besser jetzt als dann, wenn die Betriebsprüfung bereits vor der Tür steht.
D4U unterstützt beim Praxischeck
Sie möchten wissen, ob Ihre Payroll-Prozesse, die elektronische Ablage und ein geplanter Systemwechsel euBP-tauglich aufgestellt sind? Wir schauen gemeinsam auf die relevanten Abläufe und Schnittstellen.
Quellen und Rechtsgrundlagen
Die Darstellung dient der fachlichen Information und ersetzt keine rechtliche Beratung.
